دانشجو هستید یا دانش آموز، کارمند هستید یا کارگر، پیر هستید یا جوان فرقی نمیکنه. در هر مقطع و زمانی نیاز به مدیریت زمان (Time Management) دارید. هرچی سن بالاتر میره و مشغله ها بیشتر میشه نیاز به مدیریت کردن زمان بیشتر احساس میشه.
در این مقاله قصد داریم اول تعریفی از مدیریت زمان از آقای دیوید آلن رو مطرح کنیم و علت های نیاز به مدیریت زمان رو بررسی کنیم.
در نهایت راهکار ها و ابزار های اون رو هم بیان خواهیم کرد.
برترین معلم های خصوصی های ایران به تفکیک درس مکان و سبک اموزشی مختص دانش اموزش شما.
کلیک کنید تا رایگان شما را بررسی کرده و نتیجه اینکه چه سبک اموزشی مناسب شماست را در یابید.
تعریف مدیریت زمان
مدیریت زمان از دید صاحب نظران تعریف های گوناگونی داره اما در نهایت منظور و غایت همه ی تعریف ها مثل هم هستند.
مثلا از نظر آلن؛ ” مدیریت زمان به خودی خود، هدف نیست. بلکه یک وسیله است.
هدف اصلی این است که کاری را که آغاز میکنیم بتوانیم با صرف کمترین انرژی و در مناسب‌ترین زمان به پایان برسانیم. ”
اگر این تعریف یا تعریف های دیگر از جمله تعریف برایان تریسی را مورد بررسی قرار بدیم میبینیم که منظور از مدیریت زمان یعنی مدیریت زندگی.
یعنی برای زندگی بهتر نیاز داریم که تایم های خودمون رو مدیریت کنیم،
تا بیشترین بهره رو از زندگی ببریم در حالی که کمترین مقدار انرژی رو صرف کنیم.
مثال معروفی که به زیبایی میتونه اهمیت زمان و مدیریت اون رو به ما نشون بده، مثال حساب بانکیه.
فرض کنید شما یک حسابی تو بانک دارید و هر روز ساعت پنج صبح مبلغ ده میلیون تومان به حساب شما واریز میشه.
شما وقت دارید تا ساعت دوازده شب تمامی این ده میلیون تومان رو هزینه کنید وگرنه آخر شب از حساب شما برداشته میشه.
حالا اگر خوب مدیریت کرده باشید و پول خودتون رو هدر نداده باشید و از تمام پولتون به درستی استفاده کرده باشید
( یعنی صرف چیزهای با ارزش کرده باشید )، خیالتون راحت تره و مشکلی ندارید.
اما ما قدر زمان رو اصلا نمیدونیم و منبع مهم زمان خیلی راحت داره میگذره
و تموم میشه و از اون اونطور که باید استفاده نمی کنیم.
اشتباه رایج در مدیریت زمان
خیلی ها فکر میکنند که مدیریت زمان یعنی همه ی طول روز کار کنیم یا درس بخونیم و زمانی برای تفریح نداشته باشیم.
در حالی که اصلا اینطور نیست و حتما باید زمانی برای تفریح و سرگرمی برای خودتون لحاظ کنید.
حتی مدیریت زمان باعث میشه بهتر تفریح کنید و از زندگی لذت بیشتری ببرید.
چون وقتی کارها به موقع انجام شده باشند، بدون دغدغه ی فکری تفریح میکنید و لذت میبرید.
علت نیاز به مدیریت زمان
برایان تریسی میگوید: “زمان یک منبع ضروری و غیر قابل تعویض از موفقیت است.” این منبع ضروری نیاز به مدیریت دارد اما چرا؟ از چه زمانی باید این کار را شروع کنیم؟
در اینجا ۶ دلیل نیاز به مدیریت زمان را بررسی میکنیم:
۱- حجم زیاد فعالیت ها:
شاید بشه گفت مهمترین دلیل نیاز به مدیریت زمان، حجم زیاد فعالیت ها است که هرچه سن بالاتر میره، با گسترش مشغله ها و دغدغه های فکری، مدیریت زمان سخت تر و مهمتر میشه و اگر نتونید این کار رو به درستی انجام بدید بیشتر متضرر میشید.
۲- اشتباه در تعیین اهداف:
هدفگذاری رو یاد بگیرید. هدفگذاری غلط باعث اتلاف زمان میشه
و برای جبران زمان های از دست رفته مجبوریم هر چه سریع تر زمان های باقی مونده رو مدیریت کنیم.
فرض کنید ۱۲ ساعت وقت دارید با ماشین خودتون به یک مقصدی برای مسافرت کاری برید.
اول مقصد رو شیراز انتخاب میکنید و شرع به حرکت (از تهران) به سمت شیراز میکنید.
بعد از ۴ ساعت و طی کردن نصف مسیر تهران به شیراز خبردار میشید
که اصلا جلسه ی کاری قرار نیست شیراز برگزار بشه و باید برید سمت شرق کشور.
حالا زمان شما از ۱۲ ساعت رسید به ۸ ساعت و از مسیر هم یکم دورتر شدید.
پس باید طوری مدیریت کنید تا راس تایم اونجا باشید.
یک مثال واقعی تر: فرض کنید دانش آموز کنکوری هستید و یک سال تا کنکور زمان دارید.
تصمیم گرفتید که کنکور رشته ی ریاضی شرکت کنید.
شروع میکنید به خوندن درس های این رشته ولی بعد از شش ماه متوجه میشید که اشتباه کردید
و اصلا علاقه یا استعداد این رشته رو ندارید (اشتباه در هدفگذاری)، حالا شش ماه زمان دارید تا کنکور
و تصمیم میگیرید کنکور انسانی شرکت کنید.
چون زمانتون محدودتر شده و مسیرتون از مسیر اصلی منحرف شده، کارتون خیلی سخت تر شده و مدیریت زمان حیاتی تر شده.
۳- اشتباه در اولویت بندی:
وقتی کارهای روزانه ی خودمون رو نگاه میکنیم، خیلی وقت ها پیش میاد که کارهایی رو انجام میدیم که اصلا انجامشون اهمیت نداره اما زودتر از کارهای دیگه انجامشون دادیم.
در اینجا خطای اولویت بندی رو مرتکب شدیم و نتونستیم کارهای با اولویت زیاد رو از کاهای با اولویت کمتر جدا کنیم. برای اولویت بندی کارها یکی از بهترین ابزارها استفاده از ماتریس آیزن-هاور است.
۴- ضعف در تصمیم گیری و حل مساله:
این مورد بسیار شبیه به مورد دوم، یعنی اشتباه در هدفگذاری است و تفاوت این دو در این است که تصمیم گیری شامل همه ی کارهای روزمره میشود. مثلا تصمیم گیری درباره ی رفتن یا نرفتن به تفریح قبل از انجام کار.
۵- کمال طلبی:
قرار نیست به هدفتون به طور کامل برسید. قانون پاره تو میگه دنبال منابعی باشید که با ۲۰% انرژی، شمارو به ۸۰% هدفتون برسونه.
یعنی نیاز نیست همیشه به دنبال این باشید که کاملا کاری رو که میخواید به بهترین شکل انجام بدید.
البته اگر بشه که انجام بدید هیچ اشکالی نداره
اما اگر در اون زمان باقی مونده نمیشه انجامش داد، دنبال اون ۲۰% منابع باشید.
مثال: فردا امتحان فیزیک دارید. از کل کتاب قراره امتحان بدید و نوبت اول نصف کتاب رو امتحان دادید.
معلم به شما گفته که از نوبت اول یعنی نصفه ی اول کتاب ۵ نمره در امتحان پایان ترم سوال طرح میشه
و ۱۵ نمره از نصفه ی دوم کتاب.
خب اگر دانش آموز شب امتحانی هستید
(که اصلا توصیه نمیشه همچین کاری کنید و در این صورت به جای یادگیری حفظ خواهید کرد)،
زمان کمی دارید که کل کتاب رو بخونید. اگر بتونید و بخونید
و نمره ی ۲۰ بگیرید که خیلی خوبه ولی در شرایط عادی یکم دور از ذهنه بشه همچین کاری کرد.
اما خب احتمال اینکه در این زمان کم بونید کل کتاب رو بخونید خیلی کمه.
پس عقل حکم میکنه که زمانی که دارید رو بگذارید و نصف دوم کتاب رو بخونید و ۷۵% نمره رو بگیرید.
۶- نبود اعتماد به نفس:
نبود اعتماد به نفس در شخص یک عامل محدود کننده برای استفاده ی بهتر از زمانه.
چون این باور رو در خودش نمیبینه که بتونه کارها رو در زمان خودش به بهترین شکل انجام بده.
درباره ی اعتماد به نفس و راه های مقابله با آن در مقاله ی دیگری به طور کامل صحبت کردیم.
ابزارهای مدیریت زمان
برنامه ریزی:
درباره ی برنامه ریزی به طور مفصل صحبت کردیم
و گفتیم که مهمترین ابزار مدیریت زمانه اما باید این نکته رو توجه کنید که اجرای درست یک برنامه ریزی درست،
شرط مدیریت زمان بهتر است.
تمرکز:
موقع درس خوندن حواسمون به شامه، موقع شام به رفتن به مدرسه فکر میکنیم،
سر کلاس به تفریح بعد کلاس با بچه ها فکر میکنیم .
و وقتی میریم با بچه ها یه دوری بزنیم و لذت ببریم، فکر امتحان فردا برامون آروم و قرار نمیذاره.
حالا بیاید یک روز سعی کنید هر کاری رو در زمان خودش انجام بدید و تمرکزتون روی همون کار باشه.
ببینید چقدر بازدهی کارها میره بالا و آروم تر میشید.
نظم:
تعریف نظم اینه: “قرار دادن هرچیز در جای خودش برای اتلاف نکردن زمان”. برای هر چیزی جای مشخصی انتخاب کنید که موقع استفاده ازش، زمان زیادی رو صرف نکنید.
زمان هم مثل کمد میمونه که ۲۴ کشو داره. تو هر کشو یه کاری رو بگنجونید که هر ساعت زمان زیادی رو صرف فکر کردن به اینکه چیکار کنم نکنید.
برندگان دنبال این هستند که چطور از زمانشان استفاده کنند، اما بازندگان دنبال این هستند چطور وقت گذرانی کنند.
