چگونه میتوان یک برنامه ریزی موفق داشت و به آن عمل کرد؟

همه ما میدونیم که برنامه ریزی خیلی خوبه و باید تو کار ها و زندگیمون داشته باشیم تا موفق بشیم. اما همیشه این ضعف رو تو خودمون دیدیم که توان زندگی کردن با برنامه رو نداریم و بعد از یه مدت خیلی کوتاهی اون رو به کلی میزاریم کنار و فراموش میکنیم. علت اصلی این ضعف و ناتوانی ما در برابر با برنامه بودن، اینه که تا بحال برنامه ریزی درستی نداشتیم و اصولش رو نمیدونستیم. بخاطر همین ما میخواهیم از پایه بگیم که اصلا برنامه ریزی چی هست، پیش زمینه اون چه چیز هایی است و در اخر مراحل یک برنامه موفق رو باهم یاد میگیریم. پس با ما همراه باشید.

برنامه ریزی چیست؟

مطمئنا تا بحال براتون پیش اومده که پیش مشاور برید و یا از خانواده ی خودتون بپرسید که چطور میتونم کارهای زیادی که سرم ریخته رو به بهترین شکل انجام بدم. و اون ها اولین چیزی که به شما پیشنهاد میدن برنامه ریزیه. اما متاسفانه خیلی از همون مشاوران هم نمیدونن که دقیقا برنامه ریزی چیه. خیلی ها فکر میکنن که برنامه ریزی همون کاغذیه که میچسبونن به دیوار و براشون مشخص شده از ساعت چند تا چند درس بخونن و چند ساعت برای استراحت در نظر بگیرن. خیلی وقت ها هم اصلا بدون اینکه از شما سوالی پرسیده بشه این کاغذ توسط دیگران برای شما نوشته میشه و به همین دلیل اجراش براتون خیلی سخت تر میشه. اما باید اینو بدونید که این کاغذ جزئی از فرایند برنامه ریزی هست نه کل برنامه ریزی. برنامه ریزی چند مرحله داره که باهم میخواهیم بررسی کنیم

اهداف برنامه ریزی

برنامه ریزی به سه سوال ما جواب میده؛ اول اینکه بدونیم در هر لحظه چه کاری داریم انجام میدیم یا میخواهیم اینجام بدیم، دوم اینکه این کار رو برای چی داریم انجام میدیم و سوم اینکه چه هدفی داریم از انجام این کار و چقدر میخواهیم رو این کار وقت بگذاریم.

برنامه ریزی و مدیریت زمان

برنامه ریزی بهترین ابزار برای مدیریت زمانم هست. یعنی با استفاده از این ابزاره که میتونیم زمان خودمون رو بهتر کنترل کنیم و از زمان بهترین استفاده رو ببریم. فایده ی دیگر برنامه ریزی اینه که ابزاری برای کنترل بر خود فرد هست. یعنی با استفاده از این ابزار میتونیم توانایی نه گفتن رو در خودمون تقویت کنیم و حتی خواهید دید برنامه ریزی باعث افزایش اعتماد به نفس هم میشه. چون از کلافگی و سردرگمی خارج میشید و برای هر لحظه ی خودتون برنامه دارید.

با برنامه ریزی از زندگی لذت ببرید

فرض کنید شما دانش آموز کنکوری هستید و کلی درس دارید برای خوندن. ولی دوستاتون خیلی اصرار دارن که هفته ای یک بار با اونا بیرون برید و خوش بگذرونید. البته که تفریح نه تنها بد نیست که برای هر کسی لازم هم هست و ایرادی نداره اگر شما درخواستشون رو قبول کنید. اما شما زمانی از این تفریح لذت میبرید که همه ی کارهاتون رو انجام داده باشید و کار عقب افتاده ای نداشته باشید.

پیش نیاز برنامه ریزی

خیلی وقت ها خیلی از برنامه ریزی ها مفید نیستند. علتش اینه که اصلا با خیلی از شرایط شما سازگاری نداره. بهترین برنامه ریزی اونیه که توسط خود شما نوشته بشه چون این شما هستید که بیشترین شناخت رو از خودتون دارید. لازمه ی این کار هم خود باوریه. خودباوری یعنی منتظر دیگران نباشی تا برای تو کاری انجام بدن. بلکه باید خودت شروع کنی، خودت انجامش بدی و خودت به پایان برسونیش. البته کمک گرفتن از دیگران برای انجام کارهامون مخصوصا کارهایی که توش تخصص نداریم اشکالی نداره و در مسیر انجام یه کاری میتونید از خیلی ها کمک بگیرید. اما نباید منتظر معجزه باشید. در مورد برنامه نویسی هم این صدق میکنه؛ یعنی خودتون برنامه نویسی کنید اما از دیگران هم کمک بگیرید که چطور این کار رو انجام بدید.

پیش نیاز بعدی برنامه ریزی هدف گذاریه. در ادامه مفصل درباره ی این موضوع صحبت میکنیم.

( برای مطالعه مقاله صفر تا صد هدف گذاری در زندگی تحصیلی و کاری کلیک کنید.)

مراحل برنامه ریزی

بعد از اینکه فهمیدیم برنامه ریزی چه فوایدی داره و پیش نیازهاش چیه، میریم سراغ انجام مرحله به مرحله. در واقع میخوایم باهم ماهی گیری یاد بگیریم.

هدف گذاری در برنامه زندگی

درباره ی این مرحله به طور مفصل در مقاله ی هدفگذاری بحث کرده ایم.

نوشتن فعالیت ها برای نوشتن برنامه

حالا وقتشه تمام فعالیت هایی که برای رسیدن به اون هدف نیاز داریم که انجام بدیم رو لیست کنیم. این فعالیت ها بر اساس اهداف کوتاه مدت تعیین میشن. بعد از مشخص کردن فعالیت های اصلی، فعالیت های روزانه و روتین که هر روز یا هر هفته باید انجام بشه از جمله تفریح و ورزش و فعالیت هایی از این قبیل هم باید مشخص و لیست شوند.

حالا وقتشه این فعالیت هارو سازماندهی کنه و اولویت های خودشو تعیین کنه که در ادامه درباره ش توضیح میدم:

ابزارهای برنامه ریزی

برای تعیین اولویت های کاری و سازماندهی اونا راه های گوناگونی وجود داره که به دو مورد از اونا اشاره میکنیم:

تعیین اولویت ها با استفاده از ماتریس آیزن هاور

این ماتریس یکی از بهترین ابزار ها برای تعیین اولویت های کاری است و برای کسانی که سرشون خیلی شلوغه به شدت توصیه میشه. این ابزار پر کاربرد، در واقع یک جدول با چهار خانه است که بر اساس اهمیت کارها و میزان فوریت به چهار دسته تقسیم می شوند؛

دسته ی اول کارهای مهم و فوری هستند که در قسمت بالا و سمت راست جدول نمایان هستند.
دسته ی دوم کارهای مهم و غیرفوری هستند که در قسمت بالا و سمت چپ جدول نمایان هستند.
دسته ی سوم کارهای غیرمهم و فوری هستند که در قسمت پایین و سمت راست جدول نمایان هستند.
دسته ی چهارم کارهای غیرمهم و غیرفوری هستند که در قسمت پایین و سمت چپ جدول نمایان هستند.

راهکار های ارائه شده برای هر گروه از فعالیت ها را باهم میبینیم:

خانه های ماتریس آیزنهاور:

اهمیت و فوریت کارهای دسته ی اول باعث شده اند که راهکار ما برای شما این باشد: همین حالا انجامش بده و نگذار برای فردا یا شنبه و ….
دسته ی دوم کارهای مهمی هستند اما فوریت ندارند. پس نیازی نیست هرچه زودتر انجام شوند اما باید انجام شوند. پس؛ تصمیم بگیر که کِی باید انجامشون بدی.
دسته ی سوم برعکس دسته ی دوم هستند و در واقع کارهایی هستند که باید به سرعت انجام شوند اما اهمیت زیادی ندارند. مثلا ساخت کاردستی برای مدرسه که باید فردا تحویل معلم بشه. کار مهمی نیست اما باید انجام بشه. بهترین راهکار برای این گونه فعالیت ها سپردن به دیگران است. مثلا همون کاردستی مدرسه رو بسپرید مادر یا پدر براتون انجام بده.

و اما دسته ی چهارم، کارهایی که نه فوریت دارند و نه اهمیت. اگر چک کردن شبکه های اجتماعی رو تو این دسته جا بدم یکم از دستم ناراحت میشید ولی بدونید کارهایی از این دست در این دسته قرار میگیرند. توصیه ی من برای این کارها اینه که اگر وقت شد انجامش بده. یعنی دسته های اول و سوم که انجام شدند و از برنامه ریزی دقیق برای دسته ی دوم مطمئن شدید، برید سراغ انجام کارهای دسته ی چهارم.

نمودار گانت

این نمودار که توسط هنری گانت طراحی شده، بیشتر برای کارهای پروژه ای بزرگ مثل ساختمان سازی استفاده میشده که زمان انجام پروژه رو به حداقل برسونه. اما با نگاهی به این نمودار میبینیم که برای کارهای روزمره هم میتوان از این نمودار استفاده کرد. البته اگر کارهامون رو به شکل پروژه ببینیم. مثلا پروژه ی کنکور. پروژه ی آماده سازی برای المپیک و…

روش نمودار گانت

روش این نمودار به این صورته که اول فعالیت های خودتون رو لیست میکنید و جلوی هر فعالیت سه ویژگی رو باید یادداشت کنید.

مدت زمان فعالیت: این ویژگی رو باید خودتون حدس بزنید. مثلا خواندن کتاب شیمی ۳ ، دو هفته زمان میبره.
زمان شروع فعالیت: باید تاریخ و ساعت شروع اون کار رو بیان کنید.
پیش نیاز های فعالیت: یعنی قبل از این فعالیت باید چه کاری انجام داده باشیم که در صورت انجام ندادنش، نتونیم این فعالیت رو پیش ببریم. مثلا خوندن فصل ۲ فیزیک ۱ ، پیش نیاز فصل ۱ فیزیک ۳ است.

بعد از مشخص کردن این ویژگی ها برای هر فعالیت، باید نموداری مانند نمودار زیر بکشید و فعالیت هارا به ترتیب زمانی از بالا به پایین بنویسید. در قسمت بالایی نمودار زمان ها رو مشخص کنید و نمودار رو برای هر فعالیت تا جایی بکشید که اون فعالیت تمو بشه. حالا میتونید یک تصویر از تمام فعالیت هارو با زمان انجامش ببینید.